COWIs intranet er et af verdens bedste

”Jakob Nielsen har fremhævet tre ting ved vores intranet,” fortæller knowledge management-konsulent Nina Sonne Nikolaisen fra rådgivningsvirksomheden COWI.

Det er en personaliseret forside, samarbejde på projekter og en udbygget ”Find People”-funktion, som de har bygget i Sharepoint i form af MOSS 2007 og WSS.

Personaliseret forside

Alle medarbejdere hos COWI kommer ind på deres helt egen forside, når de åbner browseren og ser COWIs intranet. De får relevante links til deres økonomisystem SAP og nyheder, som afhænger af, hvilken afdeling de arbejder i, hvilket kontor de sidder på, og hvilke netværk de er en del af.

”Det er en segmentering, som sker helt automatisk. Vi har integreret intranettet med vores personalesystem i økonomisystemet, SAP HR, hvor vi har detaljerede informationer om den enkelte medarbejder,” forklarer hun.

Forsiden samler på den måde alle de informationer, der er relevante for den enkelte medarbejder. Derudover er det muligt at abonnere på nyheder fra andre områder, som medarbejderen ønsker at få.

”Det er nemt at gøre, og det er mit indtryk at mange benytter sig af muligheden” siger hun.

Stærkt samarbejdsværktøj

COWI har et projektweb, som er et extranet, hvor medarbejderne udveksler informationer med eksterne samarbejdspartnere. Det er flettet sammen med intranettet, så det for den enkelte medarbejder opleves som ét system.

”Det er et samarbejdsværktøj med dokumenthåndtering, opgavelister, kontaktinformationer på deltagerne og link til projektmanualer og kvalitetsplaner,” fortæller Nina Sonne Nikolaisen.

En projektleder kan selv oprette et nyt projekt og invitere forskellige deltagere og bestemme, hvilke rettigheder de må få.

”Find People” er meget mere end en telefonbog

COWIs telefonbog er koblet sammen med en CV-database med detaljerede informationer om de enkelte medarbejderes kompetencer.

”Vi er en konsulentvirksomhed, hvor alle er nødt til at have et opdateret CV. Vi lever af at vinde projekter i kraft af de kompetencer vores medarbejdere har,” forklarer Nina Sonne Nikolaisen.

Medarbejderoversigten hedder ”Find People”, og det er muligt for eksempel at søge på projektledere med oliekompetencer, der sidder i Danmark. ”Find People” er bygget op ved hjælp af MySite i MOSS 2007.

”Vi bruger ikke alle funktioner i MySite, men der er en fane med ”min profil”, og her har vi en masse oplysninger om den enkelte medarbejder,” siger hun.

Nogle af informationerne i form af navn, telefonnummer, afdeling, stilling mv. bliver trukket fra personalesystemet, SAP HR, og de bliver automatisk opdateret, når en medarbejder flytter afdeling. Andre kommer fra CV-databasen, som den enkelte medarbejder selv er ansvarlig for at opdatere. Endelig er der en oversigt over de links og nyheder, medarbejderne abonnerer på, og hvilke grupper de er medlemmer af.

Har stadig udfordringer med MOSS 2007

COWI har ca. ti medarbejdere der på fuldtid arbejder med intranettet. Halvdelen er IT-folk.  De er godt tilfredse med at komme med på listen over verdens ti bedste intranet. Men de hviler ikke på laurbærene.

”Vi er stadig ikke tilfredse med hastigheden. Intranettet kører simpelthen for langsomt, og Microsoft og Netcompany arbejder på sagen,” siger Nina Sonne Nikolaisen.

Deres IT-afdeling har sammen med Netcompany samlet udviklet på systemet i ¾ år for at tilpasse og udvikle det til at passe til COWIs behov. Dertil kommer de løbende tilpasninger, som har fundet sted det sidste års tid, siden intranettet gik i luften.

Nina er medlem af vores erfagruppe om internationale intranet

Mere om de bedste intranet